コロナウイルス対策としてテレワークやWeb会議、自宅作業が延々と続き、
睡眠不足や疲労の蓄積を感じる方も多いかと思います。

厚労省HPに「十分な睡眠などで自己の健康管理をしっかりすること」
とありますが、睡眠不足で免疫力低下になるのは本末転倒です。

対策を緩めず効率を上げる品質管理目標として、
当社の苦肉の策を1点ご紹介します。
「作業を分割し、こまめにやり取りする」です。

当社はコンサルティングと監査がメイン業務のため一人での事務作業が非常に多く、
元々テレワークのような分業体制を取っていました。
2020年3月の緊急事態宣言後も段取りの変更はあまりないものと、慌てていませんでした。

ところが、テレワーク当初にはあまり気が付かなかったのですが、
テレワークが続くと、急に作業効率か落ちてしまうときがありました。
当初、原因がよくわからず、とりあえずWeb会議という形でコミュニケーションを取っていましたが、
Web画面や電話会議では解決しないものもあり、徐々に作業が停滞しました。
そういったプロジェクトが複数重なっていき、
やはりテレワークにも限界があるのかとあきらめかけていた時もありました。

各人の個別作業となったせいで、近くの人にちょっと聞いてみたりとか、
打合せをして検討結果をホワイトボードにまとめることができなくなりました。
一人で悩んでしまい作業が進まず、他の方にも言えずと、まさにツボにはまった状態。。。

急場しのぎではありますが、作業量を常に把握し再配分してみました。
平たくいうと、各メンバに「その道のプロ」として仕事をお任せすることをいったんやめ、
作業は分割し、こまめにやり取りするようにしました。
プロジェクトとは共同でやるもののため、当たり前のことなのかもしれませんが、
元々一匹狼的な仕事が中心でしたため、当社にとってはかなりの方向変換でした。

プロジェクト管理などで言われる「進捗管理」よりはもっと細かく、
今日はXXの作業、明日は〇〇の作業くらいの細かさで、
わからないという発言や進まないという状況があれば、先入観は入れず、
すぐに別のメンバと作業を交換しました(もちろん、私自身の作業も黙って他の方に回しました)。
最初はぎくしゃくしましたが、少しずつ作業進捗が上がってきて、何度か難局を乗り越えています。
緊急時の品質管理として、うまく機能したように思います。

月並みですが、一人ではできなくても協力すれば乗り切れる、
テレワーク作業は対面時の作業の進め方とは変えた方がよいこともあるようです。
当社の場合は、なるべくこまめに状況を把握し、共同作業しているメンバの
手持ち量を調整(時には交換)することで、停滞から少しずつ抜け出すことができました。

一つの品質改善ネタとして、皆様のテレワーク作業の業務改善にも参考にして頂けますと幸いです。

お互い、無事にコロナを乗り切りましょう。

2021年3月吉日